3 Decisiones que Ponen en Riesgo el Éxito de un Evento

Por más empeño que le pongas a la organización de tu evento, hay elementos claves que pueden terminar "arruinando la fiesta" si no tomas las decisiones correctas. A continuación, 3 elementos críticos a evaluar para asegurar el éxito de tu evento.

1. Ubicación
Por más novedoso que sea el lugar, si es inaccesible para tus clientes e invitados, descártalo. Los invitados pensarán dos veces antes de asistir, y los que lleguen, no harán más que comentar lo difícil que les fue llegar al evento con el tráfico/estacionamiento.

2. Temporada
Un evento al aire libre en plena época lluviosa puede ser catastrófico; no te arriesgues. Igualmente, un evento durante días feriados o en épocas de muchas festividades puede ser obviado.

3. Fecha y Horario
Es importante tomar en consideración el tiempo de tus clientes e invitados. Si sabes que no estarían disponibles para un evento a media tarde, cambia la hora. Igualmente, toma en consideración días nacionales de fiesta, para asegurar una buena asistencia a tu evento.

Para más recomendaciones y apoyo en la organización de su próximo evento, contáctenos: info@proyecciones.com.pa

Cuántos bares y bartenders necesito en mi evento?

Si estás planeando un evento social con bebidas, debes tomar en consideración la cantidad de invitados al evento a la hora de definir cuántos bares y bartenders necesitarás. 


Normalmente, un bartender puede atender hasta 75 personas pero si sólo tendrás un bartender, es recomendable que el total de personas a atender sea menor (máximo 50). Recuerda tomar en consideración también que entre más tragos exóticos y bebidas variadas vayas a servir, más tiempo requerirá el bartender para atender a cada persona por lo cual el número estimado de invitados por bartender debe disminuir. 


Tip: mantén las bebidas a brindar a la vista para que los invitados no tengan que demorar preguntando que se está brindando en el evento.


Adónde coloco el bar?

A la hora de definir adonde colocar el bar, recuerda tomar en consideración el tamaño del salón del evento, la cantidad de invitados y el tráfico de la gente. Nunca es buena idea colocarlo cerca de la entrada ya que se puede congestionar mucho el área de paso. 


Al colocar el bar y la comida lejos de la entrada, invitas a la gente a entrar al salón en vez de arrinconarse en la entrada. 

Y, qué tamaño debe tener el bar?

Para definir el área ideal de espacio para atender a los invitados, calcula un aproximado de 5 pies por cada 75 a 100 invitados máximo. A menos que el evento sea muy grande, normalmente una barra de buen tamaño resulta mejor que tener varios bares; la mayoría del tiempo tendrás un bar ocupado a su máxima capacidad mientras que el otro no será tan cotizado.

Preguntas clave a la hora de escoger un fotógrafo

Te casas o tienes un gran evento a la vuelta de la esquina? Asegúrate de aclarar ciertas dudas con tu fotógrafo antes del gran día...aquí algunas preguntas que sugerimos le hagas previo al evento:

1. Tiene equipo de refuerzo?
Si se le daña la cámara, se le acaban las baterias o algo no sale como planeado...tendrá tu fotógrafo el equipo de backup necesario para que no se pierda ningun momento clave de tu evento?

2. Qué productos ofrece?
Te entregará las fotos en un album o un CD o impresas? Te dará el derecho de imprimir las copias que desees o las tendrás que imprimir a través suyo y qué costo tendrán?

3. Tiene un asistente o segundo fotógrafo?
Si quieres captar un mismo momento de diferentes ángulos, es importante que tu fotógrafo lleve un segundo fotógrafo o asistente...un solo fotógrafo no puede retratar la entrada de la novia y la cara de emoción del novio al verla a la vez!


4. Podrá hacer retoques en las fotos escogidas?
Algunos fotógrafos entregan las fotos "al natural" mientras otros les hacen retoques interesantes. Asegúrate de saber si el tuyo tiene lo que buscas.


5. Tiene muestras?
Es importante ver muestras del trabajo del fotógrafo que contratarás para estar seguro que es lo que te gusta. 

6. Cuanto tiempo después del evento podré ver mis fotos?
Algunos fotógrafos entregan las fotos del evento tan solo horas después de celebrado, mientras otros demoran semanas en entregarlas. Si para ti es importante poder ver tus fotos pronto, debes tomar este punto en consideración. 

Esperamos esta guia te ayude para tu próximo evento. Si necesitas asesoría, estamos para ayudarte! info@proyecciones.com.pa / (507) 6712-8034