Por más empeño que le pongas a la organización de tu evento, hay elementos claves que pueden terminar "arruinando la fiesta" si no tomas las decisiones correctas. A continuación, 3 elementos críticos a evaluar para asegurar el éxito de tu evento.
1. Ubicación
Por más novedoso que sea el lugar, si es inaccesible para tus clientes e invitados, descártalo. Los invitados pensarán dos veces antes de asistir, y los que lleguen, no harán más que comentar lo difícil que les fue llegar al evento con el tráfico/estacionamiento.
2. Temporada
Un evento al aire libre en plena época lluviosa puede ser catastrófico; no te arriesgues. Igualmente, un evento durante días feriados o en épocas de muchas festividades puede ser obviado.
3. Fecha y Horario
Es importante tomar en consideración el tiempo de tus clientes e invitados. Si sabes que no estarían disponibles para un evento a media tarde, cambia la hora. Igualmente, toma en consideración días nacionales de fiesta, para asegurar una buena asistencia a tu evento.
Para más recomendaciones y apoyo en la organización de su próximo evento, contáctenos: info@proyecciones.com.pa
Friday, November 25, 2011
Wednesday, November 23, 2011
Cuántos bares y bartenders necesito en mi evento?
Si estás planeando un evento social con bebidas, debes tomar en consideración la cantidad de invitados al evento a la hora de definir cuántos bares y bartenders necesitarás.
Normalmente, un bartender puede atender hasta 75 personas pero si sólo tendrás un bartender, es recomendable que el total de personas a atender sea menor (máximo 50). Recuerda tomar en consideración también que entre más tragos exóticos y bebidas variadas vayas a servir, más tiempo requerirá el bartender para atender a cada persona por lo cual el número estimado de invitados por bartender debe disminuir.
Tip: mantén las bebidas a brindar a la vista para que los invitados no tengan que demorar preguntando que se está brindando en el evento.
Adónde coloco el bar?
A la hora de definir adonde colocar el bar, recuerda tomar en consideración el tamaño del salón del evento, la cantidad de invitados y el tráfico de la gente. Nunca es buena idea colocarlo cerca de la entrada ya que se puede congestionar mucho el área de paso.
Al colocar el bar y la comida lejos de la entrada, invitas a la gente a entrar al salón en vez de arrinconarse en la entrada.
Y, qué tamaño debe tener el bar?
Para definir el área ideal de espacio para atender a los invitados, calcula un aproximado de 5 pies por cada 75 a 100 invitados máximo. A menos que el evento sea muy grande, normalmente una barra de buen tamaño resulta mejor que tener varios bares; la mayoría del tiempo tendrás un bar ocupado a su máxima capacidad mientras que el otro no será tan cotizado.
Normalmente, un bartender puede atender hasta 75 personas pero si sólo tendrás un bartender, es recomendable que el total de personas a atender sea menor (máximo 50). Recuerda tomar en consideración también que entre más tragos exóticos y bebidas variadas vayas a servir, más tiempo requerirá el bartender para atender a cada persona por lo cual el número estimado de invitados por bartender debe disminuir.
Tip: mantén las bebidas a brindar a la vista para que los invitados no tengan que demorar preguntando que se está brindando en el evento.
Adónde coloco el bar?
A la hora de definir adonde colocar el bar, recuerda tomar en consideración el tamaño del salón del evento, la cantidad de invitados y el tráfico de la gente. Nunca es buena idea colocarlo cerca de la entrada ya que se puede congestionar mucho el área de paso.
Al colocar el bar y la comida lejos de la entrada, invitas a la gente a entrar al salón en vez de arrinconarse en la entrada.
Y, qué tamaño debe tener el bar?
Para definir el área ideal de espacio para atender a los invitados, calcula un aproximado de 5 pies por cada 75 a 100 invitados máximo. A menos que el evento sea muy grande, normalmente una barra de buen tamaño resulta mejor que tener varios bares; la mayoría del tiempo tendrás un bar ocupado a su máxima capacidad mientras que el otro no será tan cotizado.
Monday, November 7, 2011
Preguntas clave a la hora de escoger un fotógrafo
Te casas o tienes un gran evento a la vuelta de la esquina? Asegúrate de aclarar ciertas dudas con tu fotógrafo antes del gran día...aquí algunas preguntas que sugerimos le hagas previo al evento:
1. Tiene equipo de refuerzo?
Si se le daña la cámara, se le acaban las baterias o algo no sale como planeado...tendrá tu fotógrafo el equipo de backup necesario para que no se pierda ningun momento clave de tu evento?
2. Qué productos ofrece?
Te entregará las fotos en un album o un CD o impresas? Te dará el derecho de imprimir las copias que desees o las tendrás que imprimir a través suyo y qué costo tendrán?
3. Tiene un asistente o segundo fotógrafo?
Si quieres captar un mismo momento de diferentes ángulos, es importante que tu fotógrafo lleve un segundo fotógrafo o asistente...un solo fotógrafo no puede retratar la entrada de la novia y la cara de emoción del novio al verla a la vez!
4. Podrá hacer retoques en las fotos escogidas?
Algunos fotógrafos entregan las fotos "al natural" mientras otros les hacen retoques interesantes. Asegúrate de saber si el tuyo tiene lo que buscas.
5. Tiene muestras?
Es importante ver muestras del trabajo del fotógrafo que contratarás para estar seguro que es lo que te gusta.
6. Cuanto tiempo después del evento podré ver mis fotos?
Algunos fotógrafos entregan las fotos del evento tan solo horas después de celebrado, mientras otros demoran semanas en entregarlas. Si para ti es importante poder ver tus fotos pronto, debes tomar este punto en consideración.
Esperamos esta guia te ayude para tu próximo evento. Si necesitas asesoría, estamos para ayudarte! info@proyecciones.com.pa / (507) 6712-8034
Monday, October 31, 2011
Eventos: más que sólo Sociales o Corporativos
Usualmente distinguimos los eventos en dos categorías: sociales, y corporativos. Pero realmente existe una variedad de tipos de eventos, y cada uno tiene una naturaleza distinta.
Podemos clasificar el mundo de eventos en diferentes perfiles, tales como:
- Celebraciones (ferias, caravanas, fiestas, reuniones, etc)
- Educativos-Profesionales (conferencias, congresos, reuniones, graduaciones, etc.)
- Promocionales (lanzamientos, inauguraciones, campañas, desfiles de moda, torneos de golf, etc.)
- Otros como eventos conmemorativos, cívicos, etc.
Cada tipo de evento tiene características y requerimientos particulares. Elementos como la convocatoria, horario apropiado, decoración, ambientación y otros, varían significativamente de uno a otro.
Primero debes definir qué tipo de evento es el que debes llevar a cabo para cumplir tu objetivo, y luego es importante tomar en cuenta qué es apropiado para ese tipo de evento y qué no.
El equipo de trabajo de PROYECCIONES - Comunicaciones tiene más de 5 años de experiencia en eventos de todas estas categorías. Para asesoría y para ser un invitado más en tu próximo evento, contáctanos!
Saturday, October 8, 2011
Música en Vivo: Un Toque Especial para tu Evento
La música en vivo le da un toque especial a todo tipo de eventos. Hay muchas opciones para escoger; desde un pianista en solo hasta un cuarteto instrumental, una banda de jazz o una orquesta.
Aquí algunos tips a considerar al incluir música en vivo en un evento:
- Escoge un estilo de música que vaya acorde al tipo de evento.
- Ubica a el/los músicos lejos de las mesas de comida o bares, de manera que obstruyan el paso de los invitados.
- Asegúrate de tener buena acústica; dependiendo del lugar puede ser necesario incluir bocinas/amplificadores para que la música se escuche bien.
- Toma en consideración que los músicos necesitarán tomar un receso cada cierto tiempo, dependiendo de la duración del evento.
Para más tips y las mejores opciones de música en vivo, contáctanos: info@proyecciones.com.pa
Friday, August 26, 2011
Puntos a considerar al organizar su próximo evento
La organización de un evento, ya sea social o corporativo, incluye tomar muchos puntos en consideración. Aquí les compartimos algunos importantes para no dejar por fuera la próxima vez que organice un evento:
- Determinar un presupuesto
- Definir fecha, hora y lugar del evento
- Escoger un menú apropiado para el tipo de evento (cocktail, puestos servidos, buffet, etc)
- Determinar qué requerirá para su evento (audiovisuales, animación, maestro de ceremonias, fotógrafo, video, decoración, etc)
- Elaborar la lista de invitados
- Preparar y enviar las invitaciones
- Definir un programa para el evento
- Preparar material para el evento (presentaciones, recordatorios, carpetas, etc)
- Confirmar asistencia de invitados
- Coordinar detalles finales con todos los proveedores
Tuesday, August 23, 2011
Si no está en el Internet, no existe…
Antes, se decía que si su empresa no aparecía en las páginas amarillas era como si no existiera pero hoy, el Internet se ha convertido en parte de nuestras vidas y una herramienta muy práctica para conseguir la información que buscamos y relacionarnos con nuestros clientes y público objetivo. Tanto así, que inclusive los mayores canales de televisión, emisoras de radio y medios impresos utilizan la red como apoyo a sus comunicaciones.
Es imperativo que su empresa tenga una buena presencia en la red. Una buena página web es su cara de bienvenida. Recuerde que para el ser humano es más fácil recordar la dirección de una página web o un correo electrónico que un número telefónico, así que siempre incluya en sus mensajes publicitaros este tipo de datos de contacto.
Dependiendo del producto o servicio que maneje su empresa, las redes sociales pueden ser también una buena herramienta de promoción e inclusive de servicio al cliente cuando son manejadas de manera apropiada. Defina parámetros de uso (le podemos asesorar en cuanto a esto) y encontrará mayor satisfacción y lealtad entre sus clientes.
Recuerde incluir información básica de su empresa, productos y servicios en su página web, blog, y otros canales de comunicación en línea. Lo que para usted parece obvio es exactamente lo que busca su cliente así que anuncie de manera clara detalles sobre ubicación, horarios y datos de contacto de sus sucursales, por ejemplo.
Las redes sociales pueden ser un arma de doble filo ya que exigen un tiempo de respuesta mínimo y tienden a ser un canal donde las personas se desahogan con facilidad. Si no tiene experiencia en el manejo de redes sociales, busque asesoría profesional (con gusto le podemos ayudar!).
Por último, recuerde que el “no existir” en la web, no lo protege de ser mencionado en este poderoso medio. Mejor introduzca su negocio a estos canales de comunicación y manténgase al día con las tendencias del mercado.
Para mayor información, contáctenos a info@proyecciones.com.pa
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